Skicka faktura till kommunen

Här hittar du som leverantör information om hur du fakturerar kommunen och vilka krav som gäller för att fakturan ska kunna hanteras och betalas korrekt.

Vi vill att alla fakturor skickas elektroniskt. E-faktura är ett krav i våra upphandlingar och sedan den 1 april 2019 finns även lagkrav på elektronisk fakturering vid inköp inom offentlig sektor.

Observera att PDF-fakturor och skannade pappersfakturor inte betraktas som e-fakturor och därför inte kan accepteras. Sedan den 1 januari 2025 kommer sådana fakturor att returneras till avsändaren.

Vi tar emot e-fakturor i dessa format

• PEPPOL BIS Billing 3 – Detta är vårt rekommenderade format och det vi önskar att ni använder i första hand.
• Manuellt registrerad faktura via vår fakturaportal – Om ni inte har möjlighet att skicka e-faktura via PEPPOL kan fakturan registreras manuellt i vår fakturaportal som tillhandahålls av CGI.

Ange alltid referens

För att din faktura ska kunna hanteras korrekt och nå rätt mottagare inom kommunen måste en giltig referens anges på fakturan. Referensen får du av beställaren i samband med beställningen och ska alltid anges på fakturan.

Referensen består av fyra (4) siffror eller fyra (4) siffror i kombination med tre (3) bokstäver.

Fakturor som saknar referens, innehåller en felaktig referens eller där referensen anges i fel fält kan inte hanteras automatiskt och riskerar därför att försenas eller returneras.

Krav på fakturan och villkor

Trelleborgs kommun har 30 dagars betalningsvillkor, räknat från fakturadatum.

Alla leverantörer som skickar fakturor till oss ska inkludera uppgift om F-skattebevis. Om du är befriad från F-skatt ska du bifoga intyg från Skatteverket till varje faktura. Är du inte momsregistrerad ska fakturan inte innehålla några momsposter.

Information om vilka uppgifter en faktura ska innehålla (Skatteverket)

Information om E-fakturadirektivet (Myndigheten för digital förvaltning)

Saknar du lösning för e-faktura?

Om du saknar möjlighet att skicka e-faktura från ditt affärs- eller faktureringssystem kan du som leverantör kostnadsfritt registrera och skicka fakturor via vår leverantörsportal från CGI.

Genom att använda leverantörsportalen säkerställer du att fakturan kommer fram på ett säkert sätt och i rätt format. Du kan även följa fakturans status direkt i portalen.

Registrera dig via fakturaportalen (Raindance)

Handbok för leverantörsfakturaportalen

Utländska fakturor

Både säljarens och köparens momsregistreringsnummer och organisationsnummer ska stå med på en faktura som gäller inköp av varor från ett annat EU-land. Ingen utländsk moms får ingå i det pris som ska betalas.

Momsregistreringsnumret ska anges vid beställning. Ekonomiavdelningen kan enligt reglerna inte genomföra en betalning av fakturor som inte har de obligatoriska uppgifterna med. En ofullständig faktura skickas tillbaka till inköparen för komplettering.

Det är obligatoriskt att ange kontonummer i IBAN-format för alla betalningar, oavsett valuta. Fakturor som saknar kontonummer i IBAN-format och BIC-kod kommer att returneras. IBAN (International Bank Account Number) är en internationell standard för att ange ett bankkontonummer och används vid utlandsbetalningar.