Avgifter för kopior, avskrifter och utskrifter av allmän handling

Avgift för kopiering av allmänna handlingar

Huvudregeln är att nämnder samt styrelser i kommunens bolag och kommunalförbund, på begäran ska lämna ut en papperskopia av en allmän handling. Avgiften för detta är beroende av antalet sidor och portokostnader.

Avgifter för elektronisk kopia av allmänna handlingar

Avgift tas ut för inskanning av handlingar som inte finns lagrade digitalt om en
beställning omfattar tio sidor eller mer. Dokument som redan finns digitalt lagrade
och som myndigheten väljer att skicka med e-post är gratis.

Avgift för avskrift, utskrift, kopia av ljud och bild på olika media samt bestyrkta avskrifter och kopior

Avgift för försändelse

Om Trelleborgs kommun ska skicka kopiorna/avskrifterna per post, bud eller motsvarande förmedling till mottagaren tar kommunen samtidigt ut en ersättning för portokostnad om försändelsen väger mer än 50 gram. Kommunen tar också ut en avgift för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad om så krävs. För bestämmande av sådan avgift gäller självkostnadsprincipen.

Trelleborgs kommun tar inte ut någon försändelseavgift för handlingar som skickas med e-post.

Förskottsbetalning

Trelleborgs kommun får i ett enskilt fall besluta att en avgift ska betalas helt eller delvis
innan avskriften eller kopian lämnas ut. Ett beslut om förskottsbetalning kan bli
aktuellt om en begäran på kopior av allmänna handlingar avser ett större antal handlingar eller på annat sätt är omfattande och därmed resurskrävande.

Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om kommunen bör besluta om förskottsbetalning. Kommunen kan då avvakta med kopiering av handlingarna till dess att avgiften har betalats.

Undantag från avgiftsreglerna vid misstanke om missbruk

För att slippa betala för kopiorna kan det hända att någon person i stället för att direkt göra en större beställning återkommer med småbeställningar, det vill säga beställning av färre än tio sidor i taget. Om Trelleborgs kommun misstänker att någon systematiskt gör småbeställningar för att slippa betala avgift, har kommunen rätt att göra en tjänsteanteckning om antalet överlämnade kopior. Denna anteckning kan sedan användas som underlag för att besluta om tillämpning av
undantagsregeln. Det innebär att 50 kronor tas ut redan från och med den första sidan till och med den tionde och därefter två kronor per sida.

Begäran av registerutdrag enligt dataskyddsförordningen ska tillhandahållas kostnadsfritt. Möjlighet finns enligt lagstiftning att vid upprepad begäran ta ut en avgift eller att vägra att tillmötesgå en begäran.

Avsteg från avgiftstaxa

Aktuella avgifter för kopior av allmänna handlingar ska ses som vägledande
riktlinjer. Om det finns särskilda skäl får avsteg göras från avgiftsbeloppen. Vid exempelvis omfattande beställningar skulle en strikt tillämpning av avgifterna kunna leda till ett kraftigt överuttag av avgifter. I en sådan situation får avgiften fastställas till ett skäligt belopp.

Mervärdesskatt

Mervärdesskatt ska inte debiteras.

Betalning

Betalning ska ske mot faktura eller mot postförskott. Den som önskar vara anonym ska ha möjlighet att betala kontant.