Behandling av vårdnadshavares och barns personuppgifter

Den 25 maj 2018 trädde den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft. Den nya förordningen ersatte tidigare gällande personuppgiftslagen (PUL). Av den anledningen vill bildningsförvaltningen informera om hur dina och ditt barns/elevers personuppgifter hanteras.

Bildningsförvaltningen värnar om din och ditt barns personliga integritet och det är viktigt att personuppgifter hanteras korrekt och säkert.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som avser en identifierad eller identifierbar fysiskt levande person, såsom till exempel namn, adress och e-postadress. Personnummer efterfrågas i de fall det krävs för behandlingen och hanteras som en extra skyddsvärd personuppgift.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som sker med personuppgifter. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering av personuppgifter, både analogt och digitalt.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

För att bildningsförvaltningen ska få behandla dina och ditt barns personuppgifter krävs enligt GDPR att det finns en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som vi i första hand stödjer oss på är följande:

Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse

Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter i skolans verksamhet kan till exempel vara att kunna utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Exempel på uppgift av allmänt intresse är uppgifter som har stöd i lag eller annan författning, t.ex. skollagen och hälso- och sjukvårdslagarna.

Exempel på myndighetsutövning är beslut om skolskjuts, uppskjuten skolplikt, mottagande av elev från annan kommun, skolplacering, särskilt stöd och betygsättning.

Samtycke

I vissa fall inhämtas ett skriftligt samtycke från den vars personuppgifter behandlas, t. ex. vid publicering av foto på kommunens hemsida. Av samtycket ska det tydligt framgå vilka ändamål som samtycket gäller.

Varför behandlas dina och ditt barns personuppgifter?

För att bildningsförvaltningen ska kunna bedriva en utbildning av hög kvalitet utifrån gällande lagar och styrdokument måste dina och ditt barns personuppgifter behandlas. Att bedriva utbildning omfattar bland annat mottagande i förskolan och skolan, elevadministration, elevernas undervisning, individuell utvecklingsplan (IUP) och betygssättning, elevhälsa, beslut om stödåtgärder, beslut om disciplinära åtgärder, IT-plattformar, systematiskt kvalitetsarbete och information.

Vilka av dina och ditt barns personuppgifter behandlas?

Vilka personuppgifter som bildningsförvaltningen behandlar beror på vilken verksamhet barnet/eleven deltar i och vad ärendet gäller. Följande uppräkning är exempel på personuppgifter som bildningsförvaltningen behandlar, men ska inte ses som en fullständig förteckning av personuppgifter:

  • namn
  • personnummer
  • adress
  • telefonnummer
  • bild/foto
  • inloggningsuppgifter

Vem är ansvarig för de personuppgifter som behandlas?

Bildningsnämnden i Trelleborgs kommun är ansvarig för de personuppgifter som behandlas av bildningsförvaltningen.

Från vem inhämtas information?

Information som innehåller personuppgifter inhämtas i första hand från dig som vårdnadshavare men även från myndigheter och organisationer, till exempel från Skatteverkets folkbokföringsregister.

Hur behandlas dina och ditt barns personuppgifter?

När bildningsförvaltningen behandlar dina och ditt barns personuppgifter används för ändamålet avsedda system för behandling av dina personuppgifter, exempelvis verksamhetssystem, ärendehanteringssystem och e-postsystem. Bildningsförvaltningen samlar endast in relevant information utifrån aktuell behandling. Dina och dina barns personuppgifter behandlas av de personer inom bildningsförvaltningen som behöver göra detta för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Bildningsförvaltningen arbetar kontinuerligt med att säkerställa att informationen hanteras på ett säkert sätt i systemen. Bildningsförvaltningen strävar alltid efter att dina och dina barns personuppgifter ska behandlas inom EU/EES.

Vilka kommer dina och ditt barns personuppgifter att delas med?

Dina och ditt barns personuppgifter kan komma att delas med bildningsförvaltningens leverantörer av elevsystem och undervisningsverktyg, så kallade personuppgiftsbiträden. Genom avtal säkerställs att leverantörerna behandlar personuppgifterna enligt bildningsförvaltningens instruktioner och gällande lagkrav. Dina uppgifter delas även med myndigheter som bildningsförvaltningen är skyldig att leverera uppgifter till. Personuppgifterna kan också komma att lämnas ut med stöd av offentlighets- och sekretesslagen efter en sekretessprövning.

Hur länge lagras personuppgifterna hos bildningsförvaltningen?

Bildningsnämndens dokumenthanteringsplan och arkivlagen styr vilka personuppgifter som ska arkiveras eller gallras.

Bildningsförvaltningen får bara spara personuppgifter så länge som de behövs för ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. Därefter ska personuppgifterna raderas eller avidentifieras.

Personuppgifter kan få arkiveras

Det kan vara tillåtet att lagra personuppgifter, efter att det ursprungliga ändamålet upphör att vara aktuellt. Detta får endast ske för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål.

Vilka rättigheter har du och ditt barn när det gäller era personuppgifter?

Rätt till information

Du har rätt att få information när dina eller ditt barns personuppgifter samlas in, men du kan också senare begära att få informationen. Detta gör du genom att besöka Rådhuset och lämna in en blankett till Kundtjänst med begäran att få ett registerutdrag. I det framgår vilka personuppgifter som bildningsförvaltningen behandlar.

Informationen ska till exempel innehålla uppgifter om:

  • Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna
  • Varför dina eller ditt barns personuppgifter behandlas
  • Vilka personuppgifter som behandlas
  • Vem som är mottagare av personuppgifter
  • Hur länge personuppgifterna behandlas
  • Information om vilka rättigheter du har
  • Information om varifrån personuppgifterna har samlats in

Rätt till rättelse av ofullständiga eller felaktiga personuppgifter

Du har rätt till rättelse av ofullständiga eller felaktiga personuppgifter. I dessa fall kontaktar du bildningsförvaltningen.

Rätt till radering

Under vissa förutsättningar, som när du har återkallat ett tidigare lämnat samtycke eller att det saknas rättslig grund för fortsatt behandling av dina eller ditt barns personuppgifter, har du rätt att begära radering. I dessa fall kontaktar du bildningsförvaltningen. När vi har lagkrav på oss att spara vissa personuppgifter gäller inte rätten till radering.

Rätt till begränsning av behandling

Du har under vissa förutsättningar rätt att begränsa behandlingen av dina och ditt barns personuppgifter till att endast omfatta lagring av personuppgifterna, t.ex. under tiden då bildningsförvaltningen utreder om du har rätt till radering.

Rätt till dataportabilitet

Om du har lämnat dina eller dina barns personuppgifter har du i vissa fall rätt att få ut och använda dessa på annat håll. Du ska då få en kopia av dina personuppgifter i ett vanligt förekommande maskinläsbart format. Detta förutsätter att behandlingen sker med stöd av att du lämnat ditt samtycke eller att den sker utifrån ett upprättat avtal mellan dig och bildningsförvaltningen.

Rätt att göra invändningar

Om du anser att dina personuppgifter används på ett felaktigt sätt av bildningsförvaltningen så har du när som helst rätt att göra invändningar mot den behandling som sker.

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter har blivit felaktigt behandlade ber vi dig att kontakta bildningsförvaltningen. Du har också rätt att framföra dina klagomål direkt till datainspektionen.

Vem kontaktar du om du har frågor eller synpunkter?

Kontakta i första hand bildningsförvaltningen på . Du kan också kontakta Trelleborgs kommuns dataskyddsombud på .

Hjälpte informationen på den här sidan dig?